Point
- 意外とわかりづらいWordの「差し込み印刷」機能
- ラベル用に複数の同じ数字を印刷したいのに、結果のプレビューでは思ったのと違う！
- そんな時でも安心！簡単なひと手間で問題解決！
Wordの機能にある差し込み印刷。
ただでさえ慣れるまでに時間を要する機能ですが、
少し違ったことをしたいとなるとさらに面倒で難しい作業が必要になると思っていませんか？
今回はラベルを例に、難しそうなことが簡単にできる事例をご紹介したいと思います。
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簡単な差し込み印刷
ラベルで複数の同じ数字を印刷したい！
例えば、このように印刷したいファイルがあったとします。
この程度なら幅を合わせて、数字を１８個入れて…と人力でできそうですね。
ですが、同じ作業を「99まで」やるとしたらどうでしょう。
かったるいですよねぇ。
そんな時に試せる方法をお伝えします。
※ちなみに、今回は複数の数字を「３つ」としましたが、「２つ」でも「５つ」でも要領は一緒です。
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Nect Recordを使った時の問題
まずは差し込み用にExcelを作成しましょう。
このような形で連続した3つの数字を縦に並べます。
このような感じです。
これは最初に１−99までの数字を作成し、それを縦に2回コピペして、フィルターで降順にソートすれば楽ですね。
続いて、通常通りWordに差し込んでいきます。
[フィールド]というのは、先ほど作成したExcelの一番上の文字列が入ります。
今回わたしは「No.」にしました。
それでは、
・一番左上に<No.>(先ほど選択したフィールド)
・それ以外に<No.>と<Next Record>を入れていきましょう。
※それぞれ[差し込みフィールドの挿入]と[ルール]から挿入できますよ！
この状態でプレビューするとこんな漢字です。
いいですね、思い通りな感じです！
それでは、プレビューで次のページにいってみましょう。
…なんだか違いますね。
次のページはどうでしょう。
やはり思っていた結果とかなり違います。
このように、全然思ってないプレビューが出てきてしまうんです。
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ラベル用に複数の同じ数字を差し込み印刷する方法
さて、ここからが今回ご紹介する方法です。
まず、このまま「完了と差し込み」を選択してしまいます。
続いて、[個々のドキュメントの編集]→[すべて]を選択していきます。
すると新たななWord画面が立ち上がってきました。
２ページ目と３ページ目を表示すると…
見事に期待通りの結果になりましたね！
これが正しい方法みたいです。
まとめ
一見できている風でちょっと手順が足りなかっただけなのですが、
わたしはここで結構悩んでしまいました。
おそらくここまでたどり着けない方もいらっしゃると思いますので、
同じようなことをやりたい際はぜひご活用くださると幸いです。
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