【結論】電子化させる方法
当たり前だが、これまでの経験上この2択以外に方法がないように思う。
具体的な話については後々後述していく。
- 首長から働きかけてもらう(トップダウン)
- 情報担当(または文書担当)から広めていく(ボトムアップ)
自治体の現状
小生の自治体では、未だに文書は紙で回して押印するという古いしきたりが残っている。
先輩職員はこれをどうにかして電子化すべく導入を検討したことがあるようだが、以下のような理由で頓挫したそうだ。
- 紙じゃないと安心感がない
- パソコンだと文字が小さくて見えない
- 大きいサイズで回覧が必要な資料だとパソコンでは見にくい
正直、「え、そんな理由?」と思ってしまうような話である。
文字が大きくできる昨今ではなんの問題でもないのだが、話はそう簡単ではない。
そもそも、実は文書決済システムには、すでに電子決済機能がある。
それなのに使用していないというのはおかしな話なのだが、どうやらそこまで考えてもらえてないのが現状である。
電子化に成功した自治体が現れた!
小生が文書担当と話してもみた結果、デジタルネイティブ世代より少し上の世代が部長級になるまでは電子化が主流になることは無理だろう、という話になった。
ところが、茨城県庁で決済がほぼ100%電子化されたという話が朝日新聞のニュースになった。
電子決済率が平成30年4月時点で「13.3%」だったものが、同年7月には「99.1%」と驚異的に上がったというのだ。
これは一体なぜなんだと記事を読んでみると、なるほどの結果がわかってきたのだ。
結論1:首長の働きかけ
茨城県では、昨年9月に新知事になり、その知事が作業効率化などを目的に電子決済の推進が始まったそうだ。
つまり、首長がITや電子化に積極的な人だったからこそこうした結果が生まれたのである。
例えば新潟県鯖江市も市長の理解があったからこそオープンデータの盛んな街になったわけだし、
東京都豊島区も区長の指示があってワークスタイルの改革が行えたわけだ。
そう、首長の働きかけさえあればすぐに電子化などできるのである。
そもそも電子化する技術はすでにあるのだから、後は導入するだけなのだ。
結論2:担当の働きかけ
小生の自治体の首長は、ふるさと納税や建物・道路建設など、目に見える物にしか興味がないようで、なかなかITを活用しようとする人物ではない。
とは言っても小生としては電子化をもっと進めたい。
このままでは誰も整理しようとしない紙が無限に増えるだけである。
小生、まずは同じ担当者たちと地道に小さな申請類から電子化することにした。
パソコンの持出し申請や会議室・公用車予約システムである。
と、これが意外と受け入れられているのだ。
情報担当の部屋は上層階にあるため、紙でいちいち持ってくる必要がなくなったのは相当利便性がよかったようだ。
よし、ではこのまま文書決済システムも!と文書担当と話すのだが、事態はなかなか好転しない。
小生や担当がどれだけ頑張ろうとも、それを納得して賛成してくれる上司と最終席には部長クラスや首長の同意が必要になってくるため、突破すべき関門が多いのだ。
最初に列挙した電子化できない理由を解決できればよく、
それには端末をタブレット化する等の方法が良いと思うのだが、
今度は財政担当は何色を示しうまくいかない。。
やはり、この結論は上司の理解ありきになってしまうのだ。
電子化のメリットと今後
そもそも電子決済化するとどんなメリットがあるのか。
- 紙がなくなることによる省スペース化
- 過去文書を検索する際の利便性アップ
- ブロックチェーン技術等を用いた改ざん防止
- 場所を選ばず決済可能
少し考えただけでもこれだけのメリットがあるのだ。
この辺の費用対効果をうまくまとめて他の担当や上部を説得できれば、道は明るい。
小生としても、上層部が思う課題を一つ一つ丁寧に説明しつつ、電子化を成功させたい。
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